Welke bedrijfsprocessen kun je automatiseren?
Begin niet bij de meest irritante taak, maar bij het proces waarvan doel, grenzen en eigenaarschap aantoonbaar duidelijk zijn.
Kort antwoord
Begin bij terugkerend werk met duidelijke regels, bruikbare gegevens en bekende uitzonderingen, zoals ordergegevens overnemen of aanvragen controleren. Er moet iemand zijn die bepaalt wat de automatisering moet doen en controleert of het resultaat goed genoeg is. Hoe vaak het werk terugkomt is belangrijk, maar bewijst op zichzelf niet dat automatiseren zinvol is.
Acht vragen vóór je een shortlist maakt
- 01
Doel
Welke concrete uitkomst moet verbeteren?
- 02
Frequentie
Komt het werk vaak genoeg terug om verandering te rechtvaardigen?
- 03
Regels
Zijn beslissingen expliciet, uitlegbaar en voldoende stabiel?
- 04
Uitzonderingen
Zijn afwijkingen bekend en is duidelijk wanneer een mens overneemt?
- 05
Data
Zijn input en output beschikbaar, betrouwbaar en toegestaan?
- 06
Impact
Is de waarde zichtbaar in kwaliteit, tijd, risico of capaciteit?
- 07
Eigenaarschap
Kan één eigenaar prioriteiten, scope en acceptatie bepalen?
- 08
Beheer
Is er capaciteit voor monitoring, wijzigingen, incidenten en continuïteit?
Stop en onderzoek verder wanneer
- niemand het proces van begin tot eind kan uitleggen
- uitzonderingen vooral in hoofden van medewerkers zitten
- brondata ontbreekt of onbetrouwbaar is
- er geen eigenaar is voor acceptatie en verandering