Huidige jaarlijkse proceskosten
Volume × minuten per geval × uurkost + herstelwerk + relevante operationele kosten.
Businesscase
Wat kost procesautomatisering en wanneer loont het?
Kernantwoord: Zonder concrete processcope is een vaste prijs niet verantwoord. Een bruikbare raming bestaat uit eenmalige implementatiekosten, terugkerende platform- en beheerkosten én de resterende menselijke proceskosten. Vergelijk die totale kosten met de huidige proceskosten en bereken vervolgens netto voordeel en terugverdientijd.
Kort gezegd
Bereken niet alleen bouwkosten. Neem huidige handmatige tijd, fouten, wachttijd, licenties, implementatie, testen, beheer en wijzigingskosten mee. Een klein proces met duidelijke regels kan aantrekkelijker zijn dan een grotere use case met veel uitzonderingen.
Bronstatus
Wat is bronfeit en wat is eigen analyse?
De rekenstructuur is een eigen beslismodel. Het fictieve voorbeeld is geen prijsbenchmark, offerte of marktgemiddelde; gebruik voor een echte businesscase eigen volumes, kosten en beheerlast.
Kosten
Welke kosten horen in de vergelijking?
Kijk verder dan alleen de eerste bouwinspanning.
- Analyse en ontwerp van het proces.
- Licenties, platform- of infrastructuurkosten.
- Integratie, configuratie of RPA-bouw.
- Testen, acceptatie en documentatie.
- Monitoring, support en incidentafhandeling.
- Wijzigingen wanneer processen of systemen veranderen.
Opbrengst
Welke waarde kun je wél meetbaar maken?
Niet iedere businesscase hoeft alleen uit FTE-besparing te bestaan.
- Minder minuten handwerk per transactie.
- Kortere doorlooptijd of wachttijd.
- Minder herstelwerk en dubbele invoer.
- Betere beschikbaarheid buiten kantooruren.
- Meer voorspelbaarheid en auditbaarheid.
- Vrijgekomen capaciteit voor werk dat menselijk oordeel vereist.
Rekenwijze
Maak een eenvoudige nulmeting
Gebruik eerst je eigen volumes en tijden.
- 01
Volume
Hoe vaak komt het proces per week of maand voor?
- 02
Handwerktijd
Hoeveel minuten actieve tijd kost één geval?
- 03
Herstel
Hoe vaak gaat iets mis en hoeveel tijd kost herstel?
- 04
Kosten nieuw
Welke eenmalige en terugkerende kosten heeft de oplossing?
- 05
Effect
Welke besparing of kwaliteitsverbetering is realistisch na stabilisatie?
Grens
Voorkom schijnprecisie
Een businesscase is een beslismodel, geen garantie.
Maak scenario’s voor conservatief, waarschijnlijk en gunstig effect. Neem ook beheer en veranderingen mee. Als de businesscase alleen werkt wanneer ieder uitzonderingsgeval perfect automatisch loopt, is het ontwerp waarschijnlijk te optimistisch.
Vier getallen
Bouw de businesscase met vier eenvoudige berekeningen
Gebruik eigen volumes en loaded labour cost. Neem alleen baten op die je kunt onderbouwen.
Nieuwe jaarlijkse TCO
Resterende menselijke tijd + licenties/platform + monitoring/support + wijzigingen. Eenmalige implementatie houd je apart voor payback.
Jaarlijks netto voordeel
Huidige jaarlijkse proceskosten − nieuwe jaarlijkse TCO. Kwaliteits- en risicobaten tel je alleen mee wanneer je ze geloofwaardig kunt waarderen.
Terugverdientijd
Eenmalige implementatie-investering ÷ gemiddeld maandelijks netto voordeel. Test minimaal een conservatief, waarschijnlijk en gunstig scenario.
Fictief rekenvoorbeeld
Zo voorkom je dat “70% geautomatiseerd” automatisch “70% besparing” wordt
Onderstaande cijfers zijn uitsluitend een rekenvoorbeeld, geen prijsindicatie, offerte of benchmark van Boermans Digital/Korper.
| Onderdeel | Voorbeeld | Berekening |
|---|---|---|
| Volume | 250 gevallen per maand | 3.000 per jaar |
| Huidige behandeltijd | 10 minuten per geval à €45 loaded uurkost | ≈ €22.500 per jaar |
| Herstelwerk | Fictief €300 per maand | €3.600 per jaar |
| Huidige directe kosten | Arbeid + herstelwerk | ≈ €26.100 per jaar |
| Nieuwe situatie | 15 menselijke uren per maand + €450 platform/beheer | ≈ €13.500 per jaar |
| Netto jaarlijks voordeel | €26.100 − €13.500 | ≈ €12.600 per jaar |
| Eenmalige implementatie | Fictief €9.000 | Payback ≈ 8,6 maanden |
Waarom dit voorbeeld bewust conservatief is
Niet alle menselijke tijd verdwijnt. Uitzonderingen, controle, monitoring en wijzigingswerk blijven bestaan. De businesscase moet ook werken wanneer de oplossing minder dan 100% van het werk afvangt.
Scenarioanalyse
Test welke aanname je businesscase breekt
Een sterke businesscase is niet alleen positief in het gunstigste scenario.
- Volume: wat gebeurt er als het proces 20% minder vaak voorkomt dan verwacht?
- Effect: wat gebeurt er als slechts 50–70% van de handwerktijd verdwijnt?
- Beheer: wat als support en wijzigingen twee keer zoveel kosten als geraamd?
- Adoptie: wat als medewerkers het nieuwe proces maar gedeeltelijk gebruiken?
- Risico: welke fout of uitval kan de verwachte besparing in één incident tenietdoen?
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen over kosten en ROI
Korte antwoorden voor een transparante businesscase zonder schijnprecisie.
Waarom is er geen vaste prijs voor procesautomatisering?
Kosten hangen af van scope, volumes, systemen, integraties, uitzonderingen, beveiliging, testing en beheer. Zonder concrete processcope is één bedrag eerder schijnzekerheid dan een bruikbare raming.
Welke gegevens heb je nodig voor een ROI-berekening?
Minimaal huidige volumes, actieve behandeltijd, fout- en herstelwerk, betrokken rollen, loaded labour cost, beheerlast en de verwachte eenmalige en terugkerende oplossingskosten.
Hoe bereken je de terugverdientijd van automatisering?
Deel de eenmalige implementatie-investering door het gemiddelde maandelijkse netto voordeel. Gebruik meerdere scenario’s en tel terugkerende platform-, support- en wijzigingskosten mee.
Is tijdwinst de enige opbrengst van automatisering?
Nee. Ook foutreductie, doorlooptijd, beschikbaarheid, auditbaarheid en lagere operationele risico’s kunnen waarde hebben. Neem zulke baten alleen financieel op wanneer je ze onderbouwd kunt waarderen.
Wanneer is een automationbusinesscase te optimistisch?
Als ze alleen positief is bij 100% straight-through processing, nul beheer, geen uitzonderingen of onrealistisch hoge tijdsbesparing. Test daarom expliciet een conservatief scenario.