Meet dezelfde taak die je wilt verbeteren
Bepaal een duidelijke begin- en eindstap. Tel hoeveel gevallen in een representatieve periode binnenkomen en meet de actieve behandeltijd. Wachttijd op een collega is iets anders dan vijf minuten zelf invoeren. Beide kunnen belangrijk zijn, maar je mag ze niet als dezelfde arbeidsinspanning optellen.
Neem rustige dagen, pieken en afwijkingen mee. Registreer of een geval normale verwerking, herstel of navraag vraagt. Leg ook vast hoeveel werk buiten de gekozen afbakening valt. Zo voorkom je dat de huidige situatie breed wordt gemeten, terwijl de toekomstige situatie alleen de makkelijkste stap bevat.
Een fictief rekenvoorbeeld met drie scenario's
Stel: 1.200 gevallen per maand vragen nu gemiddeld vijf minuten actieve behandeltijd per geval, inclusief het huidige correctiewerk. Dat is 100 uur per maand. Voor het voorbeeld nemen we aan dat toekomstige reguliere gevallen gemiddeld een minuut menselijke controle vragen en uitzonderingen zes minuten totale menselijke behandeltijd. Die zes minuten zijn inclusief controle, dus geen extra zes minuten erbovenop.
De percentages hieronder zijn aannames over hoeveel gevallen de reguliere route kunnen volgen, niet over modelnauwkeurigheid. We rekenen daarnaast met acht uur vast beheer per maand. Bestaande licenties, implementatie en opstartwerk zijn nog niet in deze urenvergelijking opgenomen.
| Scenario | Resterende menselijke inzet | Mogelijk vrijgespeelde capaciteit |
|---|---|---|
| Voorzichtig: 50% regulier | 600 x 1 + 600 x 6 = 4.200 minuten; 70 + 8 = 78 uur | 100 - 78 = 22 uur per maand |
| Midden: 70% regulier | 840 x 1 + 360 x 6 = 3.000 minuten; 50 + 8 = 58 uur | 100 - 58 = 42 uur per maand |
| Gunstig: 90% regulier | 1.080 x 1 + 120 x 6 = 1.800 minuten; 30 + 8 = 38 uur | 100 - 38 = 62 uur per maand |
Deze uitkomsten bewijzen geen rendement. Als uitzonderingen langer duren, beheer meer aandacht vraagt of het volume daalt, verandert de uitkomst. Bij nul reguliere gevallen zou dit voorbeeld zelfs uitkomen op 120 uur verwerking plus 8 uur beheer: 28 uur meer werk dan nu. Gebruik je eigen metingen voordat je conclusies trekt.
Vrije uren zijn nog geen geld op de bank
Verspreide minuten komen niet vanzelf beschikbaar als een aaneengesloten werkdag. Bespreek welk ander werk met die tijd kan worden gedaan en of planning of taakverdeling daarvoor moet veranderen. Sneller klanten helpen of een achterstand verminderen kan waardevol zijn zonder dat de personeelskosten direct dalen.
Een berekening van uren maal een intern uurtarief is een waardering van capaciteit, geen bewijs van lagere uitgaven. Claim een concrete kostenbesparing alleen wanneer bijvoorbeeld aantoonbaar minder externe inzet of overwerk nodig is. Tel dezelfde uren niet tegelijk als besparing en als extra capaciteit mee.
Neem kosten over de hele gebruiksperiode mee
- Eenmalig: procesonderzoek, inrichting, koppelingen, tests en begeleiding van medewerkers.
- Terugkerend: licenties, verbruik, hosting waar nodig en ondersteuning.
- Intern werk: controles, uitzonderingen, beheer, wijzigingstests en toegang onderhouden.
- Overgang: tijdelijk parallel werken en achterstanden of fouten herstellen.
- Stoppen of vervangen: overdracht van gegevens, documentatie en terugval naar een andere werkwijze.
Laat leveranciers de aannames achter offertes toelichten en leg vast wat buiten de prijs valt. Vermijd een precieze terugverdientijd wanneer belangrijke kosten nog onbekend zijn. Maak eerst zichtbaar welke ontbrekende informatie de beslissing het sterkst kan veranderen.
Bepaal vooraf wanneer de proef zinvol is
Spreek af welke waarnemingen nodig zijn om door te gaan, bij te sturen of te stoppen. Meet tijdens een proef dezelfde procesgrenzen als in de nulmeting. Houd behandeltijd, herstelwerk en uitzonderingen apart zichtbaar en controleer ook de kwaliteit van de uitkomst.
Benoem een proceseigenaar die de cijfers na invoering blijft volgen. Een maand met weinig volume of tijdelijk extra begeleiding kan een verkeerd beeld geven. Verander aannames op basis van waarnemingen, maar bewaar de oorspronkelijke uitgangspunten zodat duidelijk blijft waarom de afweging is veranderd.
Drie gegevens om mee te beginnen
Je hoeft nog geen sluitende berekening te hebben voor een eerste gesprek. Een schatting van het volume, een paar voorbeelden van handwerk en zicht op de belangrijkste uitzonderingen zijn een bruikbaar begin. Het doel is eerst bepalen welke aannames onderzoek verdienen, niet een aantrekkelijk getal verdedigen.
Welke aannames bepalen jouw businesscase?
We kunnen samen bekijken waar tijd gaat zitten, welk werk overblijft en welke informatie nog ontbreekt.
Bespreek je businesscase