Begin met een concrete uitkomst
Beschrijf wat aan het einde moet zijn bereikt en voor wie. Een order vastleggen is iets anders dan een klantvraag beantwoorden. Benoem het probleem dat je wilt verminderen: overtypen, wachttijd, onduidelijke status of herstelwerk. Gebruik een procesnaam die de betrokken medewerkers herkennen.
Kies een begin en een einde
Noteer wat de taak start en wanneer deze echt klaar is. Zet de belangrijkste overdrachten ertussen. Geef aan waar een medewerker informatie moet zoeken of overnemen. Het hoeft geen volledige procesmodellering te zijn; een navolgbare beschrijving van een normaal geval is voldoende om te beginnen.
Maak systemen en gegevens zichtbaar
Vermeld de gebruikte applicaties en welke gegevens tussen de stappen bewegen. Beschrijf categorieen, geen echte klantdossiers. Laat wachtwoorden en toegangscodes weg. Geef aan waar gegevens leidend zijn en wie twijfel over de inhoud kan oplossen.
Scheid meting van schatting
Noteer volume en behandeltijd met een periode en herkomst. Als het om een inschatting gaat, benoem dat. Wachten op goedkeuring is niet hetzelfde als actieve behandeltijd. Een open veld is bruikbaarder dan een precies getal zonder onderbouwing.
Kijk ook naar een afwijkend geval
Beschrijf wat gebeurt als informatie ontbreekt, een verzoek dubbel binnenkomt of de verwerking geen bevestiging geeft. Vermeld wie het geval overneemt en wat diegene nodig heeft. Het doel is zichtbaar maken waar oordeel of aanvullende afspraken nodig zijn.
Eindig met de vraag die nog openstaat
Wijs aan wie over het proces beslist en welke uitkomst diegene belangrijk vindt. Kies vervolgens een open vraag voor het gesprek: bijvoorbeeld waar de tijd verloren gaat of welke overdracht als eerste onderzocht moet worden. Het canvas hoeft niet volledig ingevuld te zijn om daarover te kunnen praten.
Proces, doel en gewenste uitkomst
Begin, einde en belangrijkste stappen
Systemen, gegevenscategorieen en leidende bron
Volume en actieve behandeltijd: periode, meting of schatting
Uitzonderingen en huidige afhandeling
Proceseigenaar, betrokkenen en open vraag
Noteer alleen noodzakelijke procesinformatie. Laat persoonsgegevens, wachtwoorden en vertrouwelijke klantdetails weg.
Wat wil je verder uitzoeken?
Beschrijf de processtap of open vraag. We kunnen samen verkennen wat een passende volgende stap is.
Bespreek je proces